Negatief verlofsaldo – verlofuren verrekenen met eindafrekening mag niet

Wat is de situatie?

De werkneemster is op 2 augustus 2018 in dienst getreden van de werkgever als autopoetser voor 40 uur per week. De laatste arbeidsovereenkomst vanaf 2 april 2019 was geldig voor een bepaalde tijd van 12 maanden tot 1 april 2020. Het salaris bedroeg € 1.870,73 bruto per maand, te vermeerderen met 8 procent vakantietoeslag. De werkneemster had jaarlijks recht op 25 vakantiedagen, omgerekend 200 verlofuren. De gewerkte uren werden door de werkgever bijgehouden met een registratiesysteem waarop de werkneemster moest in- en uitklokken.

Verlofsaldo werkneemster

Als de werkneemster een werkdag korter werkte en daarvoor geen andere reden van ziekte, calamiteiten- of zorgverlof bij de leidinggevende had gemeld, merkte de werkgever de minder gewerkte arbeidstijd aan als vakantieverlof. De werkneemster heeft tijdens het dienstverband op twee middagen per week onder werktijd een opleiding gevolgd, waarover is afgesproken dat zij de hierdoor gemiste werktijd op zaterdag zou inhalen. De werkgever registreerde de op zaterdag – en op de overige werkdagen – extra gewerkte uren als ‘overuren’, die bij het verlofsaldo werden opgeteld. Tijdens het dienstverband hebben partijen met elkaar gesproken over het (negatieve) verlofsaldo van de werkneemster.

Aanzegvergoeding

De werkgever heeft de werkneemster op 17 maart 2020 – in strijd met de aanzegverplichting – meegedeeld dat het dienstverband niet wordt verlengd, waarna het dienstverband op 1 april 2020 is geëindigd. De werkgever heeft de werkneemster vanwege het niet in acht nemen van de vereiste termijn een aanzegvergoeding betaald.

Eindafrekening

De werkgever heeft bij de eindafrekening € 2.655 bruto voor 246 verlofuren verrekend met € 1.870,73 bruto voor het loon over de maand maart 2020 en € 1.336,82 bruto aan vakantiebijslag. Dit heeft geleid tot een betaling van € 855,76 netto.

Naar de rechter

De werkneemster heeft de werkgever bij brief van 28 april 2020 gesommeerd tot volledige betaling van het salaris over de maand maart 2020 en de vakantiebijslag. De werkgever heeft dit niet gedaan, waarna de werkneemster een procedure is gestart.

De werkneemster vordert bij vonnis de werkgever te veroordelen tot onder meer:

• uitbetaling van het achterstallige salaris over de maand maart en het gereserveerde vakantiegeld, gezamenlijk € 3.207,55 bruto, met vermindering van het al uitbetaalde deel, € 855,76 netto, te voldoen binnen zeven dagen na betekening van het vonnis;
• tot verstrekking van een juiste salarisspecificatie binnen zeven dagen na betekening van het vonnis, op straffe van een dwangsom van € 100 voor iedere dag of gedeelte daarvan dat de werkgever in gebreke blijft, tot een maximum van € 10.000 als dwangsom.

Werkneemster: voor rekening en risico werkgever

De werkneemster legt aan haar vordering ten grondslag dat zij bij de werkgever geen negatief saldo van 246 verlofuren heeft opgebouwd en dat de werkgever niet bevoegd was om deze uren met de eindafrekening te verrekenen. De werkneemster erkent dat zij meer verlofuren heeft opgenomen dan zij had opgebouwd, maar zij stelt dat dit voor rekening en risico van de werkgever komt.

Werkgever: teveel verlof opgenomen

De werkgever heeft gemotiveerd verweer gevoerd. De werkgever stelt dat sprake is van teveel opgenomen verlofuren, die voor verrekening in aanmerking komen. De werkgever heeft verwezen naar het door overzicht van opgenomen verlofuren, inclusief geregistreerd zorg- en calamiteitenverlof.

171 uur teveel verlof

Tijdens de procedure, in de akte van 13 januari 2021, heeft de werkgever een herberekening gemaakt waarbij alsnog een deel van de vakantieopbouw over 2020, opgenomen calamiteitenverlof in 2019 en nog ontbrekende overuren zijn meegenomen. Dit komt uit op een negatief vakantiesaldo van 141,18 uur.

De werkgever heeft in de akte van 7 april 2021 een nog niet geregistreerde genoten vakantie in september 2018 daarbij opgeteld, waarna hij zich uiteindelijk op het standpunt stelt dat de werkneemster 171,24 uur teveel verlof heeft opgenomen.

Wat oordeelt de kantonrechter?

De kantonrechter stelt voorop dat de aanspraak op het gevorderde salaris niet ter discussie staat. In deze zaak staat centraal de vraag of die vordering door verrekening is teniet gedaan. De voor verrekening vereiste verrekeningsverklaring is te lezen in de door de werkgever verstrekte eindafrekening. De kantonrechter zal dan ook oordelen of het beroep op verrekening slaagt. Tussen partijen is niet in geschil dat de werkneemster niet altijd het overeengekomen aantal uren per week voor de werkgever heeft gewerkt.

Tijdregistratiesysteem

De werkgever werkt met een tijdregistratiesysteem waardoor voor beide partijen per dag zichtbaar was of minder dan het overeengekomen aantal uur werd gewerkt. Als dit geen gevolg was van ziekteverlof of van zorgverlof van de werkneemster werd zij geacht op een ander moment dit in te halen. Anders dan de werkgever meent, kan een eventueel tekort aan uren niet eenzijdig door haar worden aangemerkt als opgenomen verlof. Het standpunt van de werkgever dat van min-uren alleen gesproken kan worden als het initiatief bij de werkgever ligt, kan ook niet als juist worden aanvaard.

Tijd voor tijd-systeem

Uit de toelichting van de werkgever volgt dat hij in de praktijk werkte met een ‘tijd voor tijd-systeem’: op een werkdag minder gewerkte uren dan de afgesproken werktijd konden gecompenseerd worden door op een andere dag (langer) te werken. Indien na afloop van de werkweek meer dan 40 uur per week was gewerkt, telde de werkgever de extra gewerkte uren op bij het verlofsaldo.

Werk inhalen op ander moment

Het spreekt voor zich dat een werknemer die de mogelijkheid krijgt minder te werken mits dit wordt ingehaald, het doorbetaalde volledige salaris slechts ‘verdient’ als het werk ook wordt ingehaald. Indien de werknemer daartoe in staat wordt gesteld maar dit niet doet, zal het loon in zoverre als onverschuldigd betaald kunnen worden aangemerkt.

Zorgplicht werkgever

Op de werkgever rust, zeker gelet op de overeengekomen bepaalde tijd van de arbeidsovereenkomst, de zorgplicht te voorkomen dat de situatie zal ontstaan dat het inhalen van de niet gewerkte uren feitelijk onmogelijk wordt. Niet valt in te zien dat dit voor de werkgever onevenredig belastend is: er kan een maximum worden gesteld op het aantal uur dat kan worden ingehaald.

Minuren als verlofuren?

In het debat tussen partijen loopt de beoordeling van de minuren en vakantie-uren in elkaar over. Uiteindelijk is ook de werkneemster zelf de minuren als verlofuren gaan aanmerken. De kantonrechter overweegt dat een werknemer niet meer verlof kan opnemen dan waarop de werknemer op grond van de wet of overeenkomst recht heeft.

Voor rekening van werknemer

Als meer dagen verlof met behoud van loon zijn genoten zonder dat de werkgever met uitbreiding van het aantal verlofuren heeft ingestemd, zal dit – indien de werkgever een voldoende (ook voor de werknemer toegankelijke) verlofregistratie bijhoudt en de werkgever waakt voor te grote verschillen – voor rekening van de werknemer komen en bestaat geen aanspraak op loon (artikel 7:628 BW). Het is niet zonder meer mogelijk in een jaar teveel opgenomen verlof als het ware te compenseren met een overeenkomstige vermindering van het verlof in een volgend arbeidsjaar, zeker indien dit er toe zou leiden dat een werknemer minder dan het wettelijk minimum aan verlof in dat jaar kan opnemen.

Aantal teveel opgenomen verlofuren

Partijen zijn het eens dat de werkneemster tijdens het dienstverband meer uren vakantieverlof heeft opgenomen dan het aantal vakantie-uren dat zij had opgebouwd. Partijen verschillen van mening over het aantal teveel opgenomen vakantie-uren.

Bijna 3 weken teveel vakantieverlof opgenomen

De werkneemster stelt dat de door de werkgever overgelegde verlofoverzichten en (her)berekeningen, niet juist zijn. De kantonrechter stelt vast dat partijen het erover eens zijn dat (tenminste) 118,44 uur respectievelijk (118,4 : 8 = ) 14,81 dagen teveel vakantieverlof is opgenomen. Dat is bijna drie werkweken van 40 uur.

Verrekening met eindafrekening terecht?

De werkneemster heeft gesteld dat het negatieve verlofsaldo voor rekening en risico van de werkgever moet komen. Zij wijst er daarbij op dat de werkgever haar nooit op het vermeende aantal verlofuren heeft gewezen en er nooit op heeft gewezen dat zij een aantal uren zou moeten inhalen. Daarbij is het dienstverband prompt beëindigd waardoor in redelijkheid niet van haar kon worden verlangd om de uren in te halen. De werkgever stelt daartegenover steeds vergeefs op het inhalen van het werk te hebben aangedrongen bij de werkneemster en dat zij toch het salaris is blijven betalen omdat zij wist dat de werkneemster het salaris nodig had. De werkneemster heeft verder gesteld, wat door de werkgever niet is betwist, dat zij medio februari 2020 aan de werkgever heeft gevraagd of de arbeidsovereenkomst wordt verlengd. De werkgever heeft daarna pas op 17 maart 2020 meegedeeld dat de arbeidsovereenkomst per 1 april 2020 niet wordt verlengd.

Werkgever eerst verantwoordelijk

De kantonrechter oordeelt dat de werkgever juist met het oog op de bepaalde duur van het dienstverband en mede gelet op haar bekendheid met de afhankelijkheid van de werkneemster van haar salaris erop moest toezien dat ieder jaar geen te groot negatief verlofsaldo zal ontstaan. Ook als ervan wordt uitgegaan dat dit in de loop van een volgend jaar kan worden hersteld door onbetaald extra uren te werken (het ‘tijd-voor-tijd’ systeem) mag dat negatieve saldo niet zo groot worden, dat dit niet meer tijdens het dienstverband door de werkneemster kan worden ingehaald met het gevolg dat een (te) groot bedrag met het salaris zal moeten worden verrekend. Uiteraard is de werkneemster ook zelf daarvoor verantwoordelijk. In een werksituatie waarin een werknemer te gemakkelijk te weinig uren kan werken en waarin prikkels ontbreken om te voorkomen dat er te grote achterstanden ontstaan (bijvoorbeeld door periodiek de stand van zaken op te nemen en verder oplopen van het tekort niet toe te staan), raakt dit echter toch de eerste verantwoordelijkheid van de werkgever.

Inhaalmogelijkheid begrensd

Het systeem dat de werkgever hanteert is teveel gebaseerd op de gedachte dat niet gewerkte uren wel kunnen worden ingehaald, maar deze mogelijkheid is nu eenmaal begrensd. Niet gezegd kan worden dat in deze situatie het niet volledig verrichten van de overeengekomen arbeid in redelijkheid voor rekening van de werknemer behoort te komen.

Grote verloftekorten voorkomen

De kantonrechter betrekt bij dit oordeel nog het volgende. De arbeidsovereenkomst met de werkneemster was voor een bepaalde – beperkte – tijd. Dan klemt eens te meer de noodzaak om grote verloftekorten te voorkomen, juist om de verrekening met het voor de werkneemster noodzakelijke basissalaris te voorkomen. Het standpunt van de werkgever dat hij ondanks het door haar vastgestelde te weinig werken van de werkneemster toch het salaris is blijven betalen omdat de werkneemster van dit salaris afhankelijk is, onderstreept de noodzaak om een verrekening aan het einde van het dienstverband te vermijden. In deze zaak heeft de werkgever echter als gevolg van die verrekening een volledig maandsalaris niet uitbetaald. Dat verhoudt zich slecht met zijn eigen standpunt.

Reële gelegenheid geven

Gelet op de datum waarop de werkgever aan de werkneemster heeft laten weten dat de arbeidsovereenkomst niet zou worden verlengd, was het voor de werkneemster op dat moment ook redelijkerwijs niet meer mogelijk om een negatief verlofsaldo van bijna vijftien werkdagen tijdens het dienstverband “in te halen” door extra te werken. Het lag op de weg van de werkgever om de werkneemster hiervoor een reële gelegenheid te geven.

Extra werken op 15 zaterdagen

Bij een negatief verlofsaldo van een omvang van (tenminste) bijna vijftien dagen en een arbeidsduur van 40 uur per week, zou de werkneemster dit saldo slechts kunnen inhalen door extra te werken op vijftien zaterdagen.

Verlofuren met eindafrekening verrekenen mag niet

Door de arbeidsovereenkomst per 1 april 2020 – al na afloop van het eerste kwartaal van het lopende kalenderjaar – niet te verlengen bij een negatief verlofsaldo van deze grote omvang, heeft de werkgever de werkneemster de gelegenheid ontnomen op een redelijke termijn de onvoldoende gewerkte uren goed te maken. Dat de werkneemster de teveel opgenomen vakantie-uren uiteindelijk niet meer heeft gewerkt moet voor rekening van de werkgever blijven. Dit betekent dat de werkgever geen verlofuren met de eindafrekening had mogen verrekenen.

Achterstallig salaris betalen

De werkgever heeft de hoogte van de gevorderde betaling niet bestreden. De vordering tot betaling van het verrekende achterstallige salaris en gereserveerde vakantiegeld, in totaal € 3.207,55 bruto, verminderd met het al uitbetaalde deel van € 855,76 netto, wordt dan ook toegewezen. De wettelijke rente over het aldus verschuldigde bedrag, vanaf de vervaldata tot de dag van algehele voldoening, wordt ook toegewezen. De kantonrechter overweegt tot slot dat verrekening met het volledige maandsalaris van de werkneemster ook afstuit op het bepaalde in artikel 6:135 onder a. BW omdat geen rekening is gehouden met de beslagvrije voet. De gevorderde wettelijke verhoging is bedoeld als prikkel voor de werkgever om tot tijdige betaling over te gaan.

Geen wettelijke verhoging en dwangsom

De kantonrechter stelt vast dat de discussie over het negatieve verlofsaldo ook door toedoen van de werkneemster is ontstaan, door dit saldo zo hoog te laten oplopen. De kantonrechter acht onder deze omstandigheden de wettelijke verhoging niet billijk, zodat deze gematigd zal worden tot nihil. De gevorderde salarisspecificatie wijst de kantonrechter toe. De dwangsomvordering wijst de rechter af, nu verder niet is onderbouwd waarom de verwachting is dat de werkgever deze niet zonder dwangsom zal overleggen en de werkgever heeft meegedeeld dat hij deze binnen zeven dagen na betekening van het vonnis zal doen toekomen.

Beslissing kantonrechter

De kantonrechter veroordeelt de werkgever:

• om aan de werkneemster binnen zeven dagen na betekening van het vonnis tegen bewijs van kwijting te betalen:
  – het loon over de maand maart 2020 van € 1.870,73 bruto en de gereserveerde vakantiebijslag van € 1.336,82 bruto, in totaal € 3.207,55 bruto, verminderd met het al uitbetaalde deel van € 855,76 netto;
  – de wettelijke rente over de nog te betalen bedragen, vanaf de respectievelijke vervaldata van de betreffende bedragen tot de dag der voldoening;
• om aan de werkneemster binnen zeven dagen na betekening van dit vonnis een deugdelijke salarisspecificatie van de eindafrekening te verstrekken;
• tot betaling van de proceskosten aan de zijde van de werkneemster tot de uitspraak van dit vonnis begroot op € 556,80 waarin begrepen € 467,50 aan salaris gemachtigde.

ECLI:NL:RBMNE:2021:4713

Heeft u een vraag over dit onderwerp of een andere arbeidsrechtelijke vraag/ontslagkwestie, neem dan contact op met onze arbeidsrechtjuristen per mail via info@ontslag-center.nl of bel naar kantoor via 043 - 720 09 20.