De manier waarop mensen hun werk doen heeft in 2020 grote veranderingen ondergaan. Dit maakt het noodzakelijk om het arbeidsvoorwaardenbeleid onder de loep te nemen.
De aankondiging van de Belastingdienst dat het vanaf 1 januari 2021 afgelopen is met de coulance als het gaat om onbelaste reiskostenvergoedingen, maakt duidelijk hoezeer de coronapandemie ook gevolgen heeft voor het arbeidsvoorwaardenbeleid. Als werkgever mag je een onbelaste reiskostenvergoeding van negentien cent per kilometer geven aan werknemers. Maar als er geen kilometers worden gereden omdat iedereen thuiswerkt, dan is die kilometervergoeding verkapt loon.
Administratie bijwerken
Tot nog toe deed de fiscus er niet moeilijk over wanneer werkgevers de reiskostenvergoeding niet onmiddellijk stopzetten, maar vanaf 1 januari is dat dus afgelopen. De dagen waarop mensen daadwerkelijk reizen, moeten aantoonbaar zijn. Geef je een vergoeding over de andere dagen, dan is dat belast. Het is daarom belangrijk om goed zicht te hebben op het reisgedrag per 1 januari. Wie werken er hoeveel dagen per week thuis? Zijn er afspraken over vaste thuiswerkdagen gemaakt? Bedenk wat als werkgever redelijk is voor wat betreft de reiskostenvergoeding, ook in relatie tot de bestaande afspraken in de CAO, het personeelshandboek en de arbeidsovereenkomst.
Kosten van thuiswerken
Hoewel werknemers zien dat ze minder kilometers maken, zien ze ook iets anders. Namelijk dat thuiswerken geld kost. Het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) berekende eerder dit jaar wat een thuiswerkende werknemer kwijt is aan extra verbruik van gas, water en licht en wat de kosten zijn van kopjes koffie, wc-papier en de afschrijving van het bureau en stoel. Per dag komt dat neer op zo’n twee euro. Wie vijf dagen per week thuis werkt, rekent daarvoor op jaarbasis dus zo’n 440 euro af. Werknemers kunnen deze kosten niet als aftrekpost opvoeren bij hun inkomstenbelasting.
Roep om thuiswerkvergoeding
De roep om een thuiswerkvergoeding klinkt dan ook steeds luider. FNV kwam met een rekensom op basis van onderzoek door PWC. In Nederland kunnen ongeveer 4,5 miljoen mensen zonder al te veel problemen thuiswerken. Wanneer iedereen standaard een dag extra thuiswerkt, besparen de werkgevers ongeveer 1,6 miljard euro aan reiskostenvergoedingen, schoonmaakkosten, kantoorhuur en elektriciteit.
Appels met peren
Geen reiskostenvergoeding meer, dan maar een thuiswerkvergoeding. Dat klinkt logisch, maar het is appels met peren vergelijken, men maakt gewoon geen reiskosten, zo simpel is het. Daar kun je niet zo maar een uitruil met een thuiswerkvergoeding op los laten. Je kunt ook zeggen dat je minder reistijd hebt en dus meer vrije tijd hebt door het thuiswerken.
Hoewel werknemers bij thuiswerken geld kwijt zijn aan koffie en thee, wc-papier en elektriciteit, is het reëler wanneer zij hun werkgever aanspreken op de inrichting van een goede thuiswerkplek. Een werknemer moet ergonomisch kunnen zitten en netjes kunnen werken. Dat moet in ieder geval goed geregeld zijn.
Arbeidsvoorwaarden wijzigen
Wie arbeidsvoorwaarden wil wijzigen, stuit niet zelden op verzet van werknemers. Vaak zijn de arbeidsvoorwaarden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of er is sprake van een verworven recht. Dat wil niet zeggen dat de strijd bij voorbaat verloren is. Wanneer het gaat om een reiskostenvergoeding, is het vrij eenvoudig, men moet reiskosten maken om een vergoeding te kunnen krijgen.
Ontstaat er toch discussie, dan is het goed wanneer je kunt verwijzen naar wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of bedrijfsreglement. Met een wijzigingsbeding leg je vast dat je als werkgever, wanneer je daar een zwaarwegend belang bij hebt, de arbeidsvoorwaarden kunt wijzigen. Niet over het salaris, dat is een primaire arbeidsvoorwaarde, maar over secundaire arbeidsvoorwaarden zoals de reiskosten vergoeding. Het meest ideaal is het wanneer er in de bedrijfsregels staat dat de reiskostenvergoeding wordt stopgezet wanneer je een x-aantal dagen niet reist wegens ziekte of andere oorzaken.
Medezeggenschap
De rol van de medezeggenschap is daarbij belangrijk. Wanneer je een OR hebt, is die er destijds aan te pas gekomen om het arbeidsvoorwaardenbeleid vast te stellen. Dat is het voorportaal. Wanneer je geen wijzigingsbeding hebt opgenomen, dan is medewerking van de medezeggenschap belangrijk voor het draagvlak. Je kunt de noodzaak van de wijziging dan beter hard maken.
Overleg met de ondernemingsraad
Ook de SER raadt werkgevers en ondernemingsraden aan om met elkaar overleg te voeren over vergoedingen. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan informatie over en ter beschikking stellen van middelen om ergonomisch verantwoord thuis te kunnen werken, faciliteiten om goed online te kunnen vergaderen, afspraken over de bereikbaarheid van medewerkers. Daarnaast kunnen or en bestuurder ook met elkaar in overleg over (maatwerkafspraken over) een thuiswerkvergoeding, in plaats van of als aanvulling op de reiskostenvergoeding.
Beroep op redelijkheid
Ook werkgeversorganisatie VNO-NCW, roept op om eerder gemaakte afspraken met werknemers kritisch onder de loep te nemen vanwege de onzekere economische situatie. Het belang van de werkgever weegt daarbij zwaarder dan het belang van de medewerkers. Werkgevers doen een beroep doen op de loyaliteit van medewerkers en verzoeken hen – tijdelijk –akkoord te gaan met een wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan het verplicht opnemen van verlofdagen, het tijdelijk stopzetten van individuele bonusuitkeringen of gratificatieregelingen. Leg de noodzaak goed uit, wees transparant over de oorzaak en gevolgen en houdt de medewerkers en de medezeggenschap betrokken.
Liever een loonoffer
Niet elke werkgever kan het zich veroorloven om ruimhartig te zijn met een thuiswerkvergoeding. Die hebben liever dat werknemers een loonoffer doen dan dat ze extra moeten betalen voor het thuiswerken. Een loonoffer kan natuurlijk niet zo maar, maar er wordt mee geworsteld. Het is niet zo dat ze hun werknemers een thuiswerkvergoeding misgunnen, maar ze vragen zich wel af of dit nou echt moet. Er is strikt genomen ook geen verplichting om een thuiswerkvergoeding te bieden.
Bonus
De coronapandemie heeft de wereld in een economische crisis gestort. Een eindejaarsbonus of winstdeling zit er voor veel werknemers daarom niet in.
Eerlijk belonen
Kijk kritisch naar het eigen arbeidsvoorwaardenbeleid, niet alleen om de storm te doorstaan, maar vooral om er sterker uit te komen. Bedrijven die zeggen dat ze geven om inclusie en erbij horen, kunnen beginnen door werknemers eerlijk te betalen. Vergelijk om te beginnen de beloning van werknemers die ‘gelijkwaardig’ werk doen (rekening houdend met redelijke verschillen, zoals werkervaring, referenties en werkprestaties) en onderzoek de oorzaken van eventuele loonverschillen die niet kunnen worden gerechtvaardigd. Bepaal vervolgens hoe je eventuele problemen oplost en identificeer operationele hiaten die in de eerste plaats tot de salarisverschillen hebben geleid.
Controleer ten slotte doorlopend je wervings-, promotie- en vergoedingsprocessen. De beloning van werknemers is doorgaans een van de grootste uitgaven op de resultatenrekening van een bedrijf, en terecht. Betalen stimuleert financiële prestaties, efficiëntie en productiviteit en helpt het beste talent aan te trekken en te behouden.
